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常用催货方式
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对外贸客户来说,催货是一个经常需要做的事情。可以使用以下几种常用方式催客户出货:
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1. 邮件催货
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通过邮件提醒客户出货事宜,可以附上之前的订单信息,明确已付定金和预计出货日期等重要细节,客观地帮助客户排序工作流程。邮件催货具有追踪性好的优点。
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2. 电话催货
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与客户直接通话催货更有效率,可以及时解答客户问题,同时通过语气和态度表达对出货期限的重视。不过需要保持友好和有效的态度。
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3. 社交软件催货
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如微信工作台等软件也是催货的好方式,随时让客户看到提醒,附上进度安排可以起到疏导作用。这种方式客户处理更灵活。
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催货邮件模板
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下面提供一个常用的催货邮件模板作为参考:
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主题: 催货邮件-订单号XXXX
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尊敬的XXX客户:
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您好!根据我们在XXX年XX月XX日签订的订单号XXXX,本次订单的物流安排时间为XXX年XX月XX日前。根据交期安排,货物应当在此前完工并出厂。
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目前距离出货期限只剩下XXXX天时间了,但根据我们的跟踪,货物的生产进度似乎还未启动。为确保货物能在期限内完工并及时送达,特此亲切催您加快生产进度,并及时进行物流安排。
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若您队伍存在困难,请及时与我们沟通,我们将全力协助您完成生产任务。相信通过互相合作,一定可以如期完成交货。敬请重视。若有任何问题,请随时联系我们。
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此致 \n谨上
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客户回复辅助词
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客户回复邮件在语气上也需要注意,下面提供一些常用的表达辅助词:
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非常感谢您的关心和催促。目前我们…..(进度报告)。将竭尽全力在….完成交付。如果有任何困难,我们将及时联系您商讨解决方案,确保交付日期不受影响。再次感谢您长期以来的支持!(以友好、感谢的态度回复)
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理解您的处境。由于….导致我们的进度有些延迟。我们正采取….措施加速处理,相信很快就能恢复正常进度。如果最终还是无法按期交付,我们会及时与您商议新的交付日期。请您理解与支持。(说明延迟原因,并表达将尽快完成的诚意)
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非常抱歉,由于….我们目前的进度确实有点跟不上预期。但我们的工程师已经全力投入处理中,相信在….前一定可以完成。如果最后还是无法完成,我们会授权立即赔偿您相应损失。还请您再给我们一些时间。(表明理解状况并尽快完成的立场)
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结束语
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以上就是一些常用的外贸催货模板和辅助的表达方式。记住客户服务的原则,采用友好有效的方式进行沟通,是推进项目顺利进行的保障。
常见问答(FQAS)
1. 邮件催货的次数和频率应该控制在何种范围内?\n
邮件催货太频繁可能会影响客户心情,一般1-2周内1次比较合适。可以根据项目情况灵活调整,如临近重要日期可以增加次数。但一定要保持友好的语气和表达。
\n\n2. 电话催货是否适用于所有客户? \n
电话催货更多适用于长期合作的重要客户,了解客户状态更直接。对新客户或关系周期短的客户,通过邮件沟通比电话更好控制。需要了解客户个性和偏好。
\n\n3. 可否直接提出赔偿要求?\n
不建议在初期催货时直接提出赔偿要求,这可能影响客户情绪。可以表达理解和支持,并表示如果延期将彼此商议解决方案。一旦确定无法按期,由客户方主动提出赔偿则更好控制关系。
\n\n4. 是否一定要说明延误原因?\n
并不必一定要说明具体原因,但可以用一两句话大致表达理解他们可能的困难,这有利于缓解客户压力。如果问及原因时,保持诚恳正面回应即可。
\n\n5. 如何处理客户反复延误情况?\n
如果频繁延误需追踪明确新的完工日期,同时表达后续延误将影响未来合作。保持友善但也表明立场,可以警告不合作客户将另觅合作伙伴。但需覆盖损失补偿问题。
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