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确定邮件用途与内容
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在给外贸客户写邮件之前,我们应该预先考虑好邮件的用途,以及想要告诉客户的内容。邮件的用途可以是与客户进行业务沟通,询问客户需求,提供商业报价,邀请客户参与活动等。了解好用途后,我们就可以从中提取出需要告诉客户的主要信息,分段进行梳理。
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以积极正面态度开头
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邮件的开头是客户拉近距离和建立好感的重要部分。我们应使用愉快的语气开头,例如\”亲爱的客户XXX\”,并表达对客户及双方合作的重视,比如\”很高兴再次联系您\”。开头不宜直接 plunge 到公事,而是以友好的态度让客户感受到我们的友好。这能起到一定的引导和影响作用。
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清晰介绍主要信息
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邮件的主体部分,我们应以清晰流畅的语言介绍email的主要信息。如若提供报价,需详细列出产品规格参数和价格条款。如若邀请客户参加活动,要告知活动时间地点流程安排等必要细节。文字表达应简洁明了,避免重复与冗长。可以适度使用排版手段,如粗体及分段来突出重要信息。
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留足客户反馈渠道
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邮件最后我们需要为客户留下回馈窗口。表达感谢客户的关注与支持,说明如有任何问题都欢迎随时询问。提供具体的联系方式如电话或email,以便客户在需要联络或咨询时有直接渠道。这有利于加强客户互动,解答客户疑问,避免产生误会。同时也可以把握客户需求了解机会,为进一步发展商业合作奠定基础。
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营造友好待客文脉
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邮件的整体着眼点应以“待客”为主。从礼貌的问候语到真诚的感谢语,营造一份温馨亲切的语调。避免生硬正式的语气,而是以文雅流畅地表述态度。结合一些亲切文字符号如感叹号等,来营造更加灵活优雅的语言风格。同时注意语法结构和重谓语的完整性,以保证信息传达的流畅性。只有像这种以客户为中心的文体才能打动客户心田,达到最佳的业务沟通效果。
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邮件起草注意事项
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在实际起草邮件时,我们还需要注意以下几点:
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1. 适当加入一些个性化内容,了解客户需求和细节能拉近距离;
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2. 以符合国际通用格式的电子邮寄地址为标题和发信人信息;
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3. 邮件内容控制在500字左右为宜,不宜过长影响阅读;
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4. 适当加入无损图片来丰富内容也比较引人注意;
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5. 以专业认真的态度写作和查对邮件,避免错别字和表述不当;
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6. 邮件发送后必须及时回复客户跟进,拉近双方互动。
常见问答(FQAS)
如何确定邮件的主要用途?\n
可以从业务需求和目标出发,明确邮件的主要目的,比如与客户沟通新的商机、询问客户需求变化、提供产品报价、邀请参加展会等。确定明确用途后再决定邮件主体内容。
\n\n邮件开头该如何写?\n
开头可以用“亲爱的客户XXXX”或“尊敬的XXX公司”开头,然后友好地问候客户近期情况,表达对未来合作机会的期待。开头应以积极正面温和的语气拉近距离,不能直接提出公事让客户感觉突兀。
\n\n如何给主要信息起个性化标题?\n
可以按内容不同给每个主标题冠以不同名称,比如“本期新品促销”“参展展会请帖”等,方便客户一目了然扫视内容。标题内容应与邮件目的保持一致,让客户快速定位到要表达的重点信息。
\n\n邮件结尾应如何写?\n
邮件最后表达对客户 long-term 支持和合作的乐观期待,同时留下反馈管道如联系电话和Email,方便客商在需要时及时获取进一步细节或商谈。最后结束语表达感谢,以友好方式谢过客户时间。
\n\n如何保证邮件格式规范? \n
邮件头使用常见格式设置标题和发件人信息,内容不超500字,适当加入图片资料,检查邮件发送前格式内容是否规范,避免错别字表述不能轻易忽略客户角度来思考问题。
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